Por Beatriz de Andrés, fundadora y CEO de Art Marketing
El método mas habitual para que las organizaciones se comuniquen con los medios de comunicación son las notas de prensa. Para nosotros hay 3 tipos:
- Corporativas, que son las que anuncian cualquier asunto referido a la compañía: estrategia, apertura de nuevos mercados, sedes o delegaciones, incorporaciones, resultados económicos, la convocatoria a un evento, etc.
- Las de productos o servicios que hablan de las novedades de productos, casos de éxito de clientes, mejoras en los procesos…
- Y las de sector o mercado, que son todas aquellas referidas a la información y experiencia que se genera en la empresa. Estadísticas de uso, comparativas de países, estudios de mercado, opiniones y tendencias.
En estos 3 niveles de comunicación podemos elegir hacer una nota de prensa que, por definición, es un comunicado que se envía a los periodistas para que sean publicados en los medios de comunicación.
Aquí te resumimos algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de redactar una nota o un comunicado de prensa:
- Antes de empezar a escribir, piensa en la audiencia y en los periodistas que van a recibirla. Escribe en un lenguaje adecuado a cada público, ni muy básico que se quede en la superficie, ni tan profundo que se haga incomprensible.
- Las notas de prensa deben estar identificadas como tal. Nota de prensa, comunicado de prensa, o algún termino similar que separe esta pieza informativa de una comercial de la empresa.
- Un texto corto y fácil de leer, dos páginas a lo sumo, incluyendo el titulo, una imagen, un texto sobre la empresa y los datos de contacto.
- La fecha. Las notas de prensa son informaciones de actualidad, por eso hay que datarlas.
- Lo que escribas debe estar contrastado y ser objetivo. No pongas nada que no tenga absoluta certeza de que es verdad. Si hay que incluir alguna opinión, puedes hacerlo incluyendo comillas pero dicha declaración tiene que ir con un nombre, apellidos y cargo o la referencia de porqué dicha persona tiene autoridad para opinar sobre el tema en cuestión.
- No escribir la nota a última hora. Es bueno redactarla, dejar pasar dos o tres días y volver a releerla. Así se tiene una visión más abierta a la hora de valorar la información y se ve si está hecha de manera correcta.
- Por mucha experiencia que se tenga, es bueno pedirle a un compañero que lea tu nota de prensa. Con esta acción evitamos enviar la nota de prensa con algún error de expresión, ortografía y, sobre todo, que se entienda.
- Cuida la ortografía. Mucha atención con ella, porque una falta o una errata denota dejadez y falta de interés. Se debe recordar que lo que se transmite es la propia imagen de la empresa.
- Antes de organizar un evento, difundir una nota de prensa, es aconsejable ver si alguien de la competencia tiene previsto algún movimiento similar. Si es así, hay que tratar de anticiparse y, no coincidir en el día. Para esto, algunas agencias de noticias españolas tienen servicios de agenda que se pueden contratar y sirven, entre otros aspectos, para conocer estos datos.
- Publicación inmediata o embargada. En ocasiones hay que llevar a cabo esta práctica de información embargada, es decir que se envía pero que no puede ser difundida hasta una fecha determinada. En cualquier caso, se debe explicar al periodista que la recibe que no puede hacerla pública hasta la fecha u hora que se indica. Se hace en casos de extrema confianza y urgencia. Aunque ahora, con las herramientas de envío de mailing programado, no hace falta adelantarse, sino que es mejor preparar todo y que salga a una hora determinada.
- Hacer informe de recepción de las notas y ratios de apertura. Hoy en día con las herramientas de difusión que contamos, podemos saber si está llegando, quien lo ha abierto, en qué momento… es muy interesante para poder dar mejor servicio a los profesionales de los medios
- Ser muy respetuosos con el seguimiento. Cuando se envía una nota de prensa esta puede tardar varios días en salir y no se debe molestar al contacto al que se ha enviado la información.
- Base de datos de periodistas. Trabajar con agencia o hacerlo tu mismo, tiene una gran diferencia y es a la cantidad de periodistas a los que normalmente puedes acceder. Sea como fuere, aunque tengas un negocio pequeño o muy local, haz una lista con los periodistas que te gustaría que te publicaran en sus medios y puedes tenerla siempre a mano (¡sin ser pesados!)
- Sumarios. Esto es a gustos, pero teniendo en cuenta la prisa con la que se trabaja en los medios siempre es bueno ofrecer un resumen de los puntos clave (3 como mucho de dos líneas) al principio. Identificalo con unos puntos, con negrilla u otro color, que se vea que es un resumen. Pero facilitas la selección. Por eso es importante que los sumarios “enganchen”.
- Titular. Como cualquier periodista sabe un buen titular es el 90% de la noticia. De qué sirve un contenido estupendo si nadie se lo lee porque las primeras palabras no son atractivas. Titular es un arte. Dedicale todo el tiempo necesario… y normalmente el buen titular, no se escribe según comienzas a escribir, sino al final cuando ya has puesto todo, las palabras fluyen más fáciles.
- Números. Cuando tengas una nota con muchas cifras intenta redondear, hacer comparaciones, escalar a cifras más cercanas…
- Imagen, como mínimo el logo, pero te agradecerán mucho si incluyas al menos una fotografía, infografía o cualquier elemento gráfico que apoye y ayude en la comprensión del texto. Esta imagen debe ser neutra, informativa, que no parezca un anuncio. En cuanto al tamaño de la imagen debe ser en buena resolución, pero como no nos interesa que pese mucho, puedes poner una en baja dentro del texto y adjuntar la de mayor calidad al mail.
- Tipo de archivo. Últimamente, sobre todo en multinacionales, vemos la tendencia de enviar los archivos en PDF muy maquetados, como si fueran hojas corporativas. Hay que recordar que las notas de prensa son un instrumento de trabajo y que han de ser prácticas más que bonitas. Enviar un texto que se pueda copiar y pegar, ahorra mucho tiempo al periodista que tiene que editarla luego.
- Momento. Ten en cuenta el mes y el día de la semana, incluso la hora que vas a enviarlo. Si quieres que sea para mensuales, diarios, o medios online. Calibra el target de cada pieza y emítela en función de las fechas de cierre de cada medio (pero has de elegir uno, porque la nota de prensa se envía a todos los medios al mismo tiempo). Aprovecha días mundiales o efemérides eso puede ser un “gancho” para ser más atractiva.
- Cuando la lanzas, ya no es tuya. Una vez le das al botón de enviar, ya no hay vuelta atrás, corrige todo muy bien, coteja las cifras, que pase por varios ojos, pero lo que está en el “aire” ya no puedes pararlo. Como siempre decimos, nuestro trabajo termina donde empieza el trabajo del periodista.
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