Comunicación interna en tiempos de crisis

LISTA DE INICIATIVAS PARA COMUNICAR EN TU EMPRESA

Comunicación interna en tiempos de crisis

La comunicación se sabe que es un factor fundamental para el buen funcionamiento y crecimiento de una empresa. Aporta información, cercanía, notoriedad, confianza y muchas ventajas más. Ahora, ¿qué hacer cuando se da una situación de crisis? Tanto venga ésta de forma interna, como externa, es necesario abarcar el tema y estar preparados. No sólo la dirección tiene que contemplar planes de acción y/o de contingencia, el equipo de comunicación tiene que estar alerta e informado sobre las vías de actuación. Si la comunicación la gestiona una empresa externa, la directiva no puede olvidar integrarlos en las actuaciones que se vayan realizando.

¿Qué decir y qué no?

En tiempos convulsos, como los que pueden estar viviendo muchas empresas en estos momentos, es delicado discernir entre lo que “se debe” o “no se debe” decir. Sin embargo, es en situaciones como ésta donde se puede calibrar y valorar el nivel de las organizaciones y sus capacidades de reacción, creatividad, resiliencia, organización… es decir, lo que se haga en comunicación es fundamental para demostrar la eficiencia en todos los demás aspectos.

Que una empresa quiera mantenerse al margen de un conflicto social y político, no significa que no tenga nada que decir. Desde el momento en el que desde la dirección se toman decisiones, es necesario preparar un plan de comunicación. Si dichas decisiones no contemplan cambios de cara al exterior, habrá que prepara una estrategia de comunicación interna. Si, por el contrario, las medidas acordadas implican cambios de cara al exterior: cierre de una planta de producción, traslado de una sede; etc. habrá que gestionar un plan aún más eficaz si no queremos que haya consecuencias negativas. Nos encontramos ante la elaboración de un plan de comunicación externa.

Con respecto la situación del coronavirus, hemos hecho un checklist de iniciativas que puede poner en marcha fácilmente desde el departamento de comunicación, ya sea dependiendo del de marketing o de RRHH en el caso de la comunicación interna.

Muchas empresas tienden a volcar todos sus esfuerzos en sus clientes, proveedores etc, y se olvidan de mirar para dentro. Se presupone que la gente sabe porque está allí, pero se olvida que en las empresas grandes, o donde hay plantas de producción alejadas de las oficinas, o hay muchos centros de trabajo, pueden empezar a crecer los rumores y las sospechas y se convierte en una bola de nieve, difícil de parar, y sobre todo, que “se ve” desde fuera.

Por eso, es urgente que los equipos de marketing se den la vuelta y miren hacia adentro. No hay peor embajador que un empleado cabreado, descontento o con miedo.

ALGUNAS COSAS QUE PUEDES HACER DE COMUNICACIÓN INTERNA:

• Las comunicaciones sobre el coronavirus deberían ser identificadas con un lema o una imagen especial adhoc.

• Un vídeo de agradecimiento a la gente que está trabajando con fotos o clips de vídeos de las personas que están manteniendo la buena marcha de que todo funcione en hospitales, residencias, hoteles medicalizados….

• Pensar cómo puede contribuir la empresa al bien común. ¿Puede la actividad de su empresa aportar algo a la sociedad para parar esta pandemia?, ¿o para mejorar la calidad de vida de los enfermos? ¿O para incrementar la comodidad de las personas confinadas (especialmente de los más vulnerables?… piensen, incluso teletrabajando, se pueden hacer muchas cosas. Y además indirectamente, ocupando nuestros tiempo en algo productivo y con retrono, evitaremos seguir alimentando nuestros pensamientos con malas noticias, o mal alimentando la cabeza con bulos, quejas o frivolidades.

• Sobre los consejos o los comunicados que haga la empresa, tenga en cuenta que debe llevar el menor texto posible. Si puede sustituirse el mensaje con una infografía o un vídeo mucho mejor, será más fácil de recordar.

• En la medida de lo posible, para que sea más cercano, hacer algún vídeo comunicado, máx 40 segundos de la dirección máxima de la organización explicando qué medidas se están tomando y tranquilizando a las personas sobre sus puestos de trabajo. No se trata de mentir o de crear falsas expectativas, pero la simple afirmación “Estamos haciendo todo lo posible por minimizar las repercusiones negativas que pueda tener esta crisis. Nos importa cada una de las personas que trabaja en XXXXX y les aseguramos que estamos haciendo todo lo posible para que una vez pasada la situación podamos volver a nuestra actividad normal, más fortalecidos si cabe”…

• También ayuda para hacer comunidad que las personas que están teletrabajando se saquen una foto o un pequeño vídeo y que se pueda hacer alguna pieza dando las gracias a todos… “Aún en los tiempos difíciles… XXXXX es una gran familia y trabajamos con ilusión para que esto termine cuanto antes”

• Para las empresas en las que sus trabajadores tengan que salir, recomendamos que se tenga en cuenta que los consejos no solo para los trabajadores sino también para sus familias, qué hacer cuando entran y salen de casa para protegerles: “la familia de la empresa no termina solo en los empleados, sino también incluye a sus seres queridos”

• Comunicar las medidas de limpieza que se están tomando, y si es posible sacar vídeos y fotos del proceso de desinfección (una imagen vale más que mil palabras y cuando hay miedo, es mejor ser sensible a eso)… en las oficinas, los almacenes y en las fábricas (se puede hablar con la propia empresa de limpieza para que lo graben).

• Grupo de personas que sean “embajadores” pedir alguna persona de distintas regiones y que cada se haga un tip con un vídeo de cada una de las medidas de seguridad, vistiendo su uniforme de trabajo.

• Si se sabe que hay algún trabajador o familiar enfermo, apreciaría mucho un mensaje desde la dirección… que se sienta acompañado y esperando su recuperación… (sin ser intrusivos, no vayan a pensar que les están fiscalizando, simplemente si necesitan algo)

• Se puede hacer algún elemento más lúdico para las familias, especialmente los niños.

Estas son nuestras propuestas para llevar una comunicación interna efectiva. Tus trabajadores son una pieza clave en tu empresa, bastante incertidumbre tenemos en tiempos como este, no añadamos, sin querer, algo que esta en nuestra mano resolver. 

¿En su empresa se están tomando otras medidas? ¡Cuentanoslas!