Grupo Farmacias Trébol con el RGPD en la Oficina de Farmacia. Todo lo que necesitas saber ante el nuevo Reglamento General de Protección de Datos.
Introducción a la adaptación al RGPD
Ya llegó el día “D”. El 25 de mayo ha pasado y todas las empresas ya tienen que estar adaptadas al nuevo RGPD. Muchas son las modificaciones que ha incorporado esta nueva normativa. Y es que tenemos que tener en cuenta que uno de los principios fundamentales que expresa el RGPD es la proactividad del responsable del fichero. En este sentido, y como primera novedad y que puede llamar más la atención es la no necesidad de inscripción de ficheros en la AEPD.
Este hecho viene condicionado por la necesidad de que el responsable actúe de forma proactiva. Es decir, actúe de tal forma de acuerdo con lo establecido en el artículo 5.2 del RGPD.
“El responsable del tratamiento será responsable del cumplimiento de lo dispuesto en el apartado 1 y capaz de demostrarlo. («responsabilidad proactiva»).” Este hecho hace que el responsable no solo se dedique a la inscripción de los ficheros. Sino que deba emplear todos los medios necesarios para asegurarse que se cumple con las debidas políticas de protección de datos. (artículo 24 RGPD).
En este sentido, lo que el RGPD pretende es que por parte del responsable se establezca de manera precisa, qué actividad se está realizando en la Oficina de Farmacia y que se le informe al interesado de todo lo que lo involucra. En concreto los datos que debemos recabar son los siguientes:
- Nombre del fichero. Debemos poder distinguir las distintas actividades que se tratan en la Oficina de Farmacia.
- Los datos de identificación del Responsable y el Encargado del tratamiento de los datos. Es requisito necesario que podamos distinguir quiénes son las personas que van a tratar nuestros datos y que exista la posibilidad de poder dirigirnos a ellas.
- Origen de los datos. Es fundamental que podamos tener claro de donde proceden los datos que vamos a tratar.
- Finalidad. Y a colación de lo expuesto, es necesario entender que el RGPD precisa que el responsable indique para qué van a ser usados esos datos.
- Cesiones. Es importantísimo, y así lo recoge el RGPD, que tengamos informados que en caso de ceder los datos, avisaremos a los interesados.
Estos datos son los que no faltarán a la hora de llevar a cabo el fichero de actividades de tratamiento. Pero no serán los únicos. Aunque no lo hayamos reflejado, lo que hemos expuesto no tendría validez si no se recoge consentimiento expreso del interesado. El RGPD establece en su artículo 4.11). «Consentimiento del interesado». Toda manifestación de voluntad libre, específica,informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen.
La siguiente pregunta será: ¿Debe ser por escrito o puede ser verbal? Para responder a esta pregunta el considerando 32 expresa que “El consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen, como una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal” Lo importante es que el responsable pueda demostrar que se han tomado todas las medidas necesarias para que se haya tomado el consentimiento de manera correcta.
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