Reed Exhibitions agiliza sus procesos de control con la solución DataCycle Reporting de ApeSoft

Sala de Prensa de ApeSoftApeSoft, primer fabricante español de Business Intelligence en expansión mundial, anuncia que la multinacional Reed Exhibitions en España utiliza para su control financiero y presupuestario la aplicación DataCycle Reporting.

Reed Exhibitions es la división del grupo multinacional Reed Elsevier. Dedicada a la organización de ferias y congresos, su facturación anual consolidada es de 16 millones de euros. En España la compañía está representada por Reed Exhibitions Iberia y Planner Reed y entre sus congresos destaca Alimentaria (Alimentaria Exhibitions es una Joint Venture entre Reed Exhibitions Iberia y Fira de Barcelona al 50%), Medpi o Expo Reclam.

 “Al pertenecer a una empresa multinacional los requerimientos de análisis de la información son altos. Necesitábamos una herramienta que nos permitiera, por un lado, poder ir del detalle a la información global con rapidez, así como analizar la información desde diferentes puntos de vista y DataCycle con el uso de las tablas dinámicas nos lo ofrecía”, comenta Teresa Semper.

DataCycle Reporting es utilizado por cuatro personas del departamento financiero, mientras que el despliegue de informes al resto de la organización (actualmente, a unas 50 personas) se realiza mediante DataCycle MyVision – portal de acceso Web personalizado a Informes y Cuadros de Mando. Precisamente, la entrega mediante MyVision permite que los usuarios puedan recibir informes personalizados en función de sus tareas.

“DataCycle Reporting principalmente cubre la obtención de informes para uso interno del área financiera, aunque también hay otros desarrollados para obtener información del área de marketing y ventas, así como otros que combinan los datos de ambos sistemas”, comenta la Directora Financiera de Reed Exhibitions.

La información – extraída del ERP Microsoft Dynamics Axapta y de un CRM desarrollado in house – está desgranada en nueve dimensiones analíticas, lo que da lugar a infinidad de posibilidades de análisis.

 Cartas de cobro a clientes

 Además de para generar informes, DataCycle Reporting es utilizado para la emisión de cartas de cobro a clientes o la automatización de avisos de pedidos pendientes de aceptar.

“En el momento del vencimiento de una factura o de un contrato – si no se ha producido el pago – , damos la orden al ERP para que genere una carta de reclamación, la distribución de la misma se realiza a través de DataCycle Reporting. Es bastante efectivo y la aplicación selecciona por fecha, por vencimiento, por feria, por contrato, todo lo que está pendiente de pago y automáticamente envía el requerimiento por email. Lo mejor es que habitualmente hay una respuesta del cliente – algo que es inmediato. Es una medida que funciona y funciona bien”, explica Teresa Semper.

En el caso de la automatización de avisos de pedidos pendientes de aceptar, Reed Exhibitions ha mejorado la agilidad en el caso de la gestión de pedidos de compras. Cada usuario – en función de su responsabilidad – puede hacer una serie de pedidos (estos a su vez con diferentes estados: valoración, revisión, aprobación, rechazo). El sistema permite alertar a cada usuario de los que tiene pendiente de valorar, revisar o aprobar. “Todos los lunes se reciben los avisos a través de un email con un link a MyVision. Ha cambiado fundamentalmente la forma de trabajar porque desde que empezamos – que te recorrías la empresa con papelitos – a ahora, que está todo automatizado, hemos ganado en inmediatez y la respuesta es casi automática. Te da una agilidad tremenda”, subraya Semper.

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