ApeSoft

Praxair es una compañía estadounidense fundada en 1907 con oficinas en más de 30 países y 27.000 empleados repartidos por todo el mundo, dedicada a la producción de gases industriales y con más de 1 millón de clientes repartidos por todo el planeta.  La subsidiaria en México decidió a finales de 2008 optimizar el flujo de información dentro de su organización, mediante la implantación de una solución de BI. Para ello, se decidieron por DataCycle Reporting, la solución desarrollada por Apesoft.

Antes de la llegada de la solución, en Praxair México al igual que en muchas organizaciones, existían largas jornadas de trabajo dedicadas a la generación y distribución manual de información utilizando Excel. El tiempo y los recursos dedicados para esta tarea no permitían aprovechar el talento del personal implicado en este tipo de labores.

Tras el proceso de implantación, DataCycle Reporting extrae la información de diversas fuentes, principalmente del ERP JDEdwards – donde se integran los módulos de la parte financiera, órdenes de ventas y distribución – y también desde otros sistemas desarrollados dentro de  Praxair México, basados fundamentalmente en SQL.

De forma diaria, Praxair envía 30/40 informes, algunos con perfiles operativos, otros financieros, compras,  pero a lo largo del mes, sobre todo en los cierres generan informes financieros, carteras, estados de cuentas, etc. – información destinada a 500 usuarios. La solución ha contado con una gran acogida en la compañía, tal y como apunta Martín Vega, Gerente de Sistemas de Información en Praxair, “al usuario final lo que más le agrada es que todos los días cuando llega a su ordenador tiene un informe con la información que él necesita para tomar decisiones”.

Generación de alertas

“Lo estamos utilizando para varios propósitos, muchos de ellos son financieros, pero realmente lo estamos usando para otras cosas que ni si quiera pensábamos que se podría. Un ejemplo de ello es la generación de alertas. Tenemos alertas basadas en DataCycle como puede ser la parte presupuestaria: cuando el gasto real empieza a superar el presupuesto, se genera un informe en Excel que es enviado al dueño del presupuesto advirtiéndole de este hecho”, explica Martín Vega.

Ese mismo sistema de generación de alertas también se emplea para avisar de los excesos en la inversión o en el área de distribución para controlar la seguridad en el procesamiento de las unidades, por ejemplo, midiendo el grado de velocidad y alertando cuando se producen excesos. “Nuestras unidades tienen GPRs instalados que graban algunos KPIs de la unidad como es la velocidad. Estos equipos envían en línea diferentes mediciones como la velocidad. Cuando una unidad de distribución rebasa algún limite, una alerta es generada y usando DataCycle, levantamos estas alertas y las enviamos a los Jefes de Distribución quienes tomarán las medidas necesarias para evitar un accidente. Todo esto con un desfasamiento de 5 minutos máximo. De forma adicional, al llegar a nuestro centro de distribución esa unidad vacía esa información en una Base de datos SQL. Entonces DataCycle lee todos los excesos de velocidad de ese día y los envía a los jefes de distribución”, comenta Martín Vega.

De esta forma, los jefes de distribución de Praxair reciben sólo la información de los excesos – no de toda la operación – y con esos datos, pueden tomar las decisiones y medidas oportunas dependiendo de la cantidad y de la frecuencia de este tipo de incidencias.

Los beneficios

Para Martín Vega de Praxair, “los beneficios son múltiples, quizá el mayor podría ser la eliminación de errores derivados de la manipulación de datos en Excel, ya que ahora evitamos procesar la cantidad de información, subirla a un archivo Excel y partirla en varios  documentos después”.

Además de la reducción de errores, se ha incrementado el aprovechamiento del talento al poder contar con recursos humanos destinados a tareas más productivas para la organización que la generación de informes manualmente.

También destaca la mejora en la relación con los proveedores y clientes, tanto en imagen, como en procesos de trabajo. “Se han reducido las llamadas de los proveedores sobre el estado de sus facturas, ya que les enviamos un aviso de depósito con un extracto de cuentas donde se indican todos los detalles. Además, hemos ganado en imagen de compañía, ya que podemos ofrecer más información a clientes y proveedores y hemos estrechado nuestros canales de comunicación con ellos”.

Recientemente han iniciado un proyecto de implantación de la solución DataCycle Planning para la gestión integral del proceso presupuestario de la compañía y han adquiridos también dos módulos más de DataCycle Reporting: MyVision, solución que permitirá a los usuarios acceder vía web a los informes generados por DataCycle Reporting; y Dashboard Kit para la generación automatizada de informes tipo Cuadro de Mando que incluye capacidades gráficas avanzadas para ayudar a los usuarios a realizar un análisis más rápido e intuitivo de la información.

ApeSoft,

Guàrdia es Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universidad de Barcelona. Cuenta con un Postgrado en Dirección Financiera por la Universidad Pompeu Fabra de Barcelona y ha llevado a cabo Seminarios y diversos cursos de actualización de conocimientos  sobre Contabilidad, control de gestión, fiscalidad española e internacional y gestión de compras.

Comenzó su carrera profesional en 1990 en la compañía multinacional de servicios de auditoría Ernst & Young, para cuatro más tarde incorporarse al Instituto Dexeus como Jefe de Contabilidad y Control de Gestión. En esta sociedad de servicios hospitalarios promocionó en 1997 al puesto de Director Económico-Financiero, cargo que ejerció hasta 1999.

En ese año se unió hasta 2005 al equipo de Teletech Customer Services Spain, multinacional experta en gestión y atención de clientes, con el cargo de Director Económico-Financiero para las operaciones de esta compañía en Europa. En estos años dirigió los departamentos de contabilidad, control de gestión, tesorería, compras y servicios generales.

 Desde 2005 y hasta su reciente incorporación a ApeSoft ha ejercido la función de Director Financiero Corporativo en el grupo Emergia, empresa dedicada a los servicios de atención al cliente mediante call centers.

ApeSoft,

Reed Exhibitions es la división del grupo multinacional Reed Elsevier. Dedicada a la organización de ferias y congresos, su facturación anual consolidada es de 16 millones de euros. En España la compañía está representada por Reed Exhibitions Iberia y Planner Reed y entre sus congresos destaca Alimentaria (Alimentaria Exhibitions es una Joint Venture entre Reed Exhibitions Iberia y Fira de Barcelona al 50%), Medpi o Expo Reclam.

 “Al pertenecer a una empresa multinacional los requerimientos de análisis de la información son altos. Necesitábamos una herramienta que nos permitiera, por un lado, poder ir del detalle a la información global con rapidez, así como analizar la información desde diferentes puntos de vista y DataCycle con el uso de las tablas dinámicas nos lo ofrecía”, comenta Teresa Semper.

DataCycle Reporting es utilizado por cuatro personas del departamento financiero, mientras que el despliegue de informes al resto de la organización (actualmente, a unas 50 personas) se realiza mediante DataCycle MyVision – portal de acceso Web personalizado a Informes y Cuadros de Mando. Precisamente, la entrega mediante MyVision permite que los usuarios puedan recibir informes personalizados en función de sus tareas.

“DataCycle Reporting principalmente cubre la obtención de informes para uso interno del área financiera, aunque también hay otros desarrollados para obtener información del área de marketing y ventas, así como otros que combinan los datos de ambos sistemas”, comenta la Directora Financiera de Reed Exhibitions.

La información – extraída del ERP Microsoft Dynamics Axapta y de un CRM desarrollado in house – está desgranada en nueve dimensiones analíticas, lo que da lugar a infinidad de posibilidades de análisis.

 Cartas de cobro a clientes

 Además de para generar informes, DataCycle Reporting es utilizado para la emisión de cartas de cobro a clientes o la automatización de avisos de pedidos pendientes de aceptar.

“En el momento del vencimiento de una factura o de un contrato – si no se ha producido el pago – , damos la orden al ERP para que genere una carta de reclamación, la distribución de la misma se realiza a través de DataCycle Reporting. Es bastante efectivo y la aplicación selecciona por fecha, por vencimiento, por feria, por contrato, todo lo que está pendiente de pago y automáticamente envía el requerimiento por email. Lo mejor es que habitualmente hay una respuesta del cliente – algo que es inmediato. Es una medida que funciona y funciona bien”, explica Teresa Semper.

En el caso de la automatización de avisos de pedidos pendientes de aceptar, Reed Exhibitions ha mejorado la agilidad en el caso de la gestión de pedidos de compras. Cada usuario – en función de su responsabilidad – puede hacer una serie de pedidos (estos a su vez con diferentes estados: valoración, revisión, aprobación, rechazo). El sistema permite alertar a cada usuario de los que tiene pendiente de valorar, revisar o aprobar. “Todos los lunes se reciben los avisos a través de un email con un link a MyVision. Ha cambiado fundamentalmente la forma de trabajar porque desde que empezamos – que te recorrías la empresa con papelitos – a ahora, que está todo automatizado, hemos ganado en inmediatez y la respuesta es casi automática. Te da una agilidad tremenda”, subraya Semper.

ApeSoft

Lázaro es Licenciado en Telecomunicaciones por la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) de Barcelona y cuenta con un Máster en Organización e Ingeniería de la Producción y Dirección de Plantas Industriales por la UPC Escuela de Desarrollo Ejecutivo y Profesional.

Su experiencia profesional ha estado vinculada a la gestión de proyectos de tecnología y métodos de desarrollo software. Ha desempeñado diversas funciones en la dirección de desarrollo de producto, soporte y servicios de consultoría de la compañía desde el año 2003. Antes de su incorporación a ApeSoft ocupó puestos de responsabilidad y liderazgo en compañías como Alcatel y Albertis.

Desde su nueva posición, supervisará todo el desarrollo de productos, atención al cliente y servicios profesionales, liderando las áreas de Desarrollo y Soporte; Formación y Servicios.

La nueva financiación completa la inversión previamente realizada en junio de 2009 por la compañía Debaeque y supone un eslabón más en la firme apuesta de ApeSoft por exportar a todos los mercados sus soluciones Business Intelligence basadas en Excel. La compañía prevé superar  los 10M€ de ventas en 2012, la mitad de las cuales provendrían del extranjero.

 “La inversión de “la Caixa” en nuestra compañía refuerza nuestro plan de crecimiento internacional y nos permite mantener el ritmo de alto crecimiento que estamos experimentando” ha comentado Jaume Juan, director general y fundador de ApeSoft.

 La operación se enmarca en la voluntad de “la Caixa” de impulsar el crecimiento de empresas que se caracterizan por el carácter innovador de sus proyectos y por la capacidad de generar un impacto positivo en la sociedad.

ApeSoft,

Para el nuevo Director General de ApeSoft Inc., John Kyle, “ApeSoft ha acercado unas soluciones de business intelligence,  reporting y cuadro de mando fáciles y asequibles a cientos de empresas de todo el mundo”, - y añade-  “Estoy entusiasmado con estos productos de automatización del reporting en Excel, del impresionante equipo de ApeSoft y de la increíble oportunidad de ofrecer un enfoque innovador al mercado del Business Intelligence”.

Kyle ha desempeñado el cargo de vicepresidente de marketing de ApeSoft desde octubre de 2009 y ha sido fundamental en el crecimiento de la compañía dentro del mercado de software business intelligence. En este tiempo ha fortalecido la presencia global de la compañía desde el área de marketing y ha incrementado la generación de demanda. Ha supervisado la apertura de nuevas oficinas y el desarrollo de nuevas alianzas estratégicas.

“En este punto crítico de nuestro plan de crecimiento, John es el líder perfecto para ApeSoft en Estados Unidos.”, explica Jaume Juan, CEO de ApeSoft. “John ofrece la combinación perfecta de entusiasmo, conocimiento de la industria y experiencia en el ámbito de la dirección para conducir ApeSoft Norte América en nuestro plan de expansión”.

Antes de su incorporación a ApeSoft, desempeñó el cargo de vicepresidente de marketing de LogiXML, empresa  de software de business intelligence, y también el de vicepresidente de marketing y director general de ARC,  proveedor líder de soluciones de analítica de tickets de viajes. Además ocupó puestos de liderazgo en empresas como Microstrategy, Silicon Graphics y Cray.

 Kyle cuenta con un MBA por la Universidad Heriot-Watt y es Licenciado en Informática por la Universidad de Kentucky.

Construida sobre la plataforma DataCycle Reporting de ApeSoft, DP Analytics ofrece de forma automática una visión diaria, semanal o mensual a los jefes de departamento y propietarios del sector de la hostelería. Los informes, de gran riqueza visual, presentan resúmenes de datos desde el sistema ERP Data Plus Hospitality, incluyendo las ventas diarias por habitación, los ingresos por habitación disponible, el porcentaje de ocupación, las tasas medias, análisis de tendencias y otros indicadores clave.

   
“El sector de la hostelería necesita para su gestión métricas, estadísticas e informes diarios. La plataforma DataCycle Reporting de ApeSoft nos da la  ventaja de presentar informes a nuestros clientes sin complejidad”, señala Bruce  Bensetler, Presidente de Data Plus, Inc. Además, “Hemos elegido este sistema, porque permite a nuestros clientes aprovechar las herramientas y datos que ya tienen de la forma más rentable posible”.

DataCycle Reporting es una herramienta de reporting basada en Excel y una plataforma de business intelligence a través de la cual se automatiza la creación y distribución de informes y cuadros de mando a los usuarios, en todos los niveles de la organización. Muchas de las tareas pueden ser centralizadas y simplificadas con DataCycle Reporting, porque es una solución basada en  servidor y porque es fácil de usar ya que los usuarios sólo necesitan saber utilizar Excel.

Según John Kyle, Vicepresidente de Marketing de ApeSoft, “Estamos muy satisfechos de que Data Plus haya seleccionado la plataforma DataCycle Reporting de Apesoft, “-y añade-. “Combinar la presentación de informes y las capacidades de cuadro de mando de DataCycle Reporting con la amplitud y la funcionalidad de la solución Data Plus es un gran triunfo para la industria hostelera”.